Como lembrar seu chefe do seu PTO sem irritá-lo

Você está prestes a feche aquele laptop por duas semanas quando o chefe manda uma mensagem: “Até segunda!”

Todos nós já passamos por isso, encarando um gerente que se esqueceu de nossas folgas remuneradas – embora tenhamos contado a eles!

Quando comunicamos algo que é importante para nós, podemos esquecer que não é necessariamente tão significativo para o destinatário. Certamente você também já esteve do outro lado, irritado com um colega de trabalho que não respondeu às suas mensagens, até que alguém menciona que está de férias.

Uma chave para uma comunicação eficiente no local de trabalho é se repetir. Parece contra-intuitivo, mas é verdade. Todos ficamos melhor quando nos comunicamos demais, dizendo a mesma coisa duas ou três vezes.

O truque é como e quando você faz isso. Pense em todos os caminhos que você tem para solicitar, registrar e lembrar as pessoas do seu PTO. Use todos os canais e distribua as mensagens para que cada instância tenha contexto e tempo relevantes.

De 6 semanas a 6 meses: coloque isso nos livros

Se você gosta de planejar com antecedência, pode solicitar uma folga de quatro a seis meses. No entanto, nem todos os gerentes apreciam esse aviso, porque podem não saber qual será a carga de trabalho quando chegarem as férias, dificultando a aprovação das datas.

A antecedência com que você deve solicitar uma folga é uma conversa que você deve ter com seu chefe direto. Depende deles como pessoa, do tipo de trabalho que você realiza, do tamanho da sua equipe e de outros fatores. Se esta conversa não lhe der muita clareza, quatro a seis semanas antes da sua folga provavelmente é o ideal. Comece por aí e ajuste conforme necessário.

Ocasionalmente, você precisa de aprovação com bastante antecedência para um evento que não pode ser transferido e cujo cancelamento custará muito dinheiro, como seu próprio casamento ou uma viagem não reembolsável. Nesses casos, seis meses ou mais não é absurdo, mas traga isso à tona de vez em quando para que ninguém se esqueça.

Sempre que você fizer sua solicitação inicial, ela deverá ser registrada. Faça login em um sistema de folga se sua organização usar um (software de recursos humanos, calendário compartilhado) ou escreva-o em um e-mail com um assunto claro e certifique-se de que seu chefe responda dizendo que foi aprovado.

2 semanas antes: lembretes verbais

Cerca de duas semanas antes da sua folga, lembre verbalmente seu chefe e colegas nas reuniões. O cenário ideal é uma reunião individual semanal com seu gestor direto e uma reunião de equipe.

Salve suas informações para o final da reunião, depois que todos os assuntos urgentes forem discutidos. Se você precisar garantir que suas responsabilidades sejam cumpridas enquanto estiver fora, levante esse assunto em particular com seu gerente, em vez de em uma reunião de equipe, para que o chefe tenha tempo de decidir como lidar com isso.

1 semana antes: envie um e-mail ou mensagem para seus contatos

Se você precisar contar a alguém além de sua equipe – como clientes ou outro departamento – sobre sua folga planejada, faça-o por escrito uma semana antes de sair. Isso lhes dá muitas oportunidades de entrar em contato enquanto você ainda está disponível.

E-mail é bom, mas se você costuma se comunicar com essas pessoas através Folga ou Equipes da Microsoftessa pode ser uma opção melhor. A maneira como você formata a mensagem é importante. Veja dicas na próxima etapa.

2 dias úteis antes: enviar mensagens formatadas

Dois dias úteis antes do início da sua folga, envie uma mensagem curta e clara a todos que precisam saber que você estará ausente. Se a norma é usar Slack ou Microsoft Teams, use-os.

A forma como você formata esta mensagem faz uma grande diferença. A primeira frase deve dizer algo como “Apenas um lembrete, estarei fora a partir de DATE. Estarei de volta em DATE”. Esta frase pode estar em negrito. A segunda DATA é o dia em que você voltar ao trabalhonão o último dia do seu PTO. O que é relevante para seus colegas é o dia em que você estará disponível.

Se precisar fornecer mais informações, como quem está cobrindo você, coloque isso em um novo parágrafo. Não exagere nos detalhes. Isso deixará as pessoas loucas. Caso precise deixar instruções detalhadas, coloque-as em um documento compartilhado e crie um link para ele.

Por que enviar esta mensagem com dois dias úteis de antecedência? Simples: se o seu primeiro dia de PTO for segunda-feira, você envia esta mensagem na quinta-feira para que qualquer pessoa que saia ou ligue dizendo que está doente na sexta-feira ainda a veja a tempo.

O dia em que você sair: defina seu status

Meu lembrete favorito do PTO é o indicador de status em uma plataforma de mensagens de equipe. Configure-o para mostrar que você está fora e adicione um emoji apropriado, como uma palmeira ou um avião.

Mesmo que você não goste de emojis, eles são comunicadores extremamente eficientes e eficazes aqui. À primeira vista, todos que o virem serão lembrados de que você está fora.

Normalmente, você também pode definir uma mensagem de status; use isso para informar a todos a data em que você estará disponível novamente.

Seu primeiro dia de folga: um lembrete final para os mais esquecidos

Para aqueles chefes e colegas de trabalho extremamente esquecidos, você pode configurar uma mensagem automática que aparece às 8h30 do primeiro dia em que você estiver fora. Slack, Teams, e-mail ou até mesmo uma mensagem de texto resolverão o problema. Seja conciso. Seja gentil. E tenha senso de humor. O objetivo da mensagem é ser útil – não fazer com que outra pessoa se sinta um idiota esquecido.

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